Her Sağlıklı Şirkette Problemler Vardır

Katıldığım bir icra kurulu toplantısında Yönetim Kurulu Başkanı bir şirkete, "Şirketinizde şu anda hangi problemleri çözmeye çalışıyorsunuz?" diye sormuş, Genel Müdür, "Hiç problemimiz yok!" demişti. Gururla, kendinden emin bir tavırla. Çok nadiren de olsa böyle çok marifetli(!) yöneticilere rastlayabiliyoruz. Başkan, "Ne yani, çalışmıyor musunuz?" diye sormuştu gülümseyerek. 

Problemleri bilmeliyiz ve sevmeliyiz. Çünkü problemler gelişimin başlayacağı en önemli noktalardandır. Problemler hazinedir.

Peki problem nedir? Problemler standartlardan sapmalar ve anormalliklerdir. Örneğin bir üretim işletmesindeki hatalı ürünler, arızalar, dönüşüm sürelerinin çok uzun olması, üretim süreçlerinin esnek olmaması; bir satış şirketinde sipariş ve sevkiyat arasındaki sürenin uzun olması, müşteri taleplerinin yeterince karşılanmaması; herhangi bir şirkette çalışanların devamsızlığının ve devir hızının yüksek olması, müşteri şikayetleri, stok seviyesinin yüksek olması, pazar payının düşmesi vb. üzerinde durulması gereken problemler arasında sayılabilir. 

Problemlerin görünür ve bilinir olmaması da rastlanan bir durumdur. Bir şirket ziyaretimde, bir yöneticiye “Şu anda gündeminizde olan problemler nelerdir?” diye sorduğumda, yönetici hiç düşünmeden problemleri sıraladı ve her problem için detaylı bilgiler vardı. Bu, her zaman karşılaşacağınız bir durum değildir. Bazen genel açıklamalarla karşılaşır, konuştukça detayları inmeye başlarsınız. Tabii bu haliyle önemliyi önemsizden ayırma ve odaklanma şansınız olmaz.    

Yöneticiye, “Peki bu problemler sahadaki çalışanlar tarafından biliniyor mu, şirketinizdeki çalışanlar çalışma alanlarında bu problemleri görebiliyorlar, problemin durumu hakkında rakamsal verilere ulaşabiliyorlar mı?” diye sordum. Bu sefer aldığım cevap tatmin edici değildi. Problemlerin görünür olması ve ilgili tüm çalışanların katılımıyla çözülmeye çalışılması en kısa ve pratik yoldur.

Problemler halının altına süpürülüyor, gizleniyor, bilinmiyor, raporlanmıyor, ekiple paylaşılmıyor, görsel araçlarda yayınlanmıyorsa, en önemli sonuç çözülebilmeleri için bir ortam oluşmaması olacaktır. Diğer neticeleri siz düşünün.

Problemleri üç seviyede sıralayabiliriz: 

1. Büyük problemler
2. Orta ölçekli problemler 
3. Küçük problemler

Büyük problemlerin çok az sayıda, orta ölçekli problemlerin az sayıda ve küçük problemlerin çok fazla olmasını bekleyebilirsiniz.

İlk grup için "Stratejik Planlar", ikinci grup için çalışma gruplarının dahil olacağı "Kaizenler" ve son grup için bireysel seviyede ve günlük "Problem Çözme Faaliyetleri" imdadımıza yetişir. 

Her sağlıklı şirkette problemler vardır. “Problemimiz yok” söyleminin geçerli olmadığından eminiz. Başarılı olanları diğerlerinden ayıran ve rekabette üstünlük sağlayan şirketlerde problemlerle yüzleşme ve onları şeffafça paylaşma kültürünün var olduğunu söyleyebiliriz.

Şirketimizi geliştirmek ve her gün bir adım öteye taşımak için bu üçlü bakışa, ekip çalışmasına, problem çözme kültürüne ve yeteneğine ihtiyacımız vardır.

Muhammed SATILMIŞ Strateji, Performans, Liderlik, Kurumsal Risk Yönetimi, Süreç Analizi ve İyileştirme, Koçluk ve Mentörlük