Sürekli Değişen Ortamda Dönüşüm Yönetimi

Günümüz Dünyasında değişim hızı kavramı 2020 yılından itibaren öncesine nazaran çok daha farklı bir boyuta ulaştı. Sosyolojik & jenerasyonlar arası değişimler, teknolojik gelişmeler, doğal afetler (salgın, deprem vb.) ve savaşlar derken bilinen doğruların sorgulandığı ve tekrar tanımlandığı dönemlerden geçiyoruz. İş dünyası açısından da değişimi yönetme kavramı gittikçe zorlaşıyor; günceli yakalama, karşımıza çıkan değişimlere adapte olma, stratejik analizler yaparak proaktif yaklaşma, bununla beraber esnek bir şekilde günün ihtiyaçlarına cevap verebilme ve stratejik manevralar yapabilme kabiliyetleri öne çıkıyor. Artık organizasyonları yöneten liderlerden beklenen en temel yetkinliklerden biri “Değişim Yönetimi”dir. Başarısızlıkla sonuçlanan projelerde maalesef çok ciddi bir kaynak israfının oluşmasının yanı sıra belki daha da kritik olan diğer bir mesele ise gelecek projelere ilişkin organizasyonel destek ve inancın zayıflaması... Değişim ve dönüşüm yönetiminde aşağıdaki başlıklarda metodolojik bir yaklaşım ve planlama, başarı oranını artıracaktır. 

Analiz ve Tanılama: Değişim ihtiyacını oluşturan faktörler, sebep – sonuç ilişkileri, bu faktörlerle ilgili mevcut durumumuz, değişmesi gereken hususlar ve değişim sonrası ulaşılmak istenen hedef -durumun analiz edilmesi ve tanımlanması en kritik süreçtir. Bilgiye dayalı rapor ve istişare mekanizmaları ile bu tanılama sürecinin kalitesi artırılmalıdır. 

Yol Haritası: Mevcut durum ile ulaşmak istenen durum arasındaki iş planı proje yönetimi mantığı ile hazırlanmalı, alınacak aksiyonlar, sorumluları, zaman / tarih hedefleri netleştirilmelidir. Yol üzerinde karşımıza çıkabilecek riskler analiz edilmeli ve gerektiğinde önleyici aksiyonlar veya riskin gerçekleşmesi halinde yapılacaklar belirlenmelidir. 

Etki ve Direnç Analizi: Değişim sürecinin kurumsal, kişisel, sosyal, çevresel olumlu veya olumsuz etki ettiği paydaşlar ve alanlar PESTEL (politik, ekonomik, sosyal, teknolojik, çevresel ve hukuki boyutlarda) metodu ile analiz edilmeli ve bu etkilere yönelik değerlendirmeler yapılarak hedeflenen durum ve yol haritası olgunlaştırılmalıdır. Olumlu sonuçlar üretmesi hedeflenen bir projenin belli paydaş veya alanlarda olumsuz etkileri değerlendirilmeli ve alınabilecek önlemler belirlenmelidir, gerektiğinde ilgili paydaşlar proje kapsamına alınmalı veya istişareler yapılmalıdır. 

İhtiyaçlar ve Kaynaklar: Değişim süreci için ihtiyaç duyulan işgücü, sermaye, malzeme vb. ihtiyaç ve kaynaklar belirlenmelidir. Birçok proje ihtiyaç duyulan kaynakların hiç veya eksik analiz edilmesi ve reel ihtiyacın planlanandan yüksek olduğunun sonradan ortaya çıkması nedeniyle kaynak yetersizliğinden ya çok yavaş ilerliyor ya da geçici süreyle askıya alınmak veya iptal edilmek zorunda kalıyor. Yeterli beceri ve tecrübede insan gücüne ulaşımımız var mı? Finansal olarak bu projeyi ve nakit akışını kaldırabilecek sermaye gücü iç ve dış kaynaklar olarak var mı? Gerekli malzemeleri tedarik edebilecek miyiz, piyasanın, tedarikçilerimizin ve kendi kapasitemiz ihtiyaç duyulan miktarlar ile uyumlu mu, proje zaman planı ile tedarik süreleri uyumlu mudur? Tüm bu ihtiyaçların lojistiğini sağlayabilecek altyapı ve imkanlar var mıdır? Bu soruların cevapları mutlaka araştırılmalıdır. 

Uygulama ve Koordinasyon: Tabii ki yukarıdaki analizlerin tek başına doğru yapılması değişimin başarılı bir şekilde uygulanacağı anlamına gelmiyor. Değişim sürecinin içerisinde bile çevresel koşullar, imkanlar, faktörler farklılaşabiliyor. Uygulama süresince düzenli olarak paydaşlar ve sorumlular ile bir araya gelmek, gelinen aşamayı ve önümüzdeki dönemi değerlendirmek, ortaya çıkan veya değişen faktörleri analiz ederek yol haritasını ve tanımlamalarımızı güncellemek başarıya ulaşmamıza katkı sağlayacaktır. 

Değişim Sonrası Durumun Sürekliliği: Değişim sürecinin başarılı bir şekilde tamamlanması sonrası en önemli risk, değişim sonrası gerekli kurumsal düzenlemelerin yapılmamasından kaynaklı zamanla eski duruma dönülmesidir. Değişim ile sağlanan faydaların ve gelinen durumun sürekliliğinin sağlanması için atılması gereken adımlar yukarıda yazdığımız tüm boyutlarda tanımlanmalı ve gerekirse tamamlayıcı projeler / faaliyetler gerçekleştirilmelidir. Tüm bu aşamaları yeterli hız ve esneklikte uygulayabilen toplumlar, organizasyonlar ve kurumlar sürdürülebilirlik, aktiflik ve verimlilikte her daim muadillerinden önde olacaklardı.

Ahmet Nedim ERDEMİR