Sistematik İyileştirme Planlaması (SIP)

İyileştirme çalışmaları işletmelerde başlı başına bir operasyondur. Bu sebeple sistematik bir yaklaşım iyileştirme çalışmalarından maksimum düzeyde yararlanılmasını sağlar.

SIP iyileştirme için yapısal bir yaklaşımdır. İspatlanmış endüstri mühendisliği ve kalite iyileştirme tekniklerini, kendine has bir kısım diğerlerine ilaveten, kullandırarak çalışanların pozitif değişiklikler yapmasını sağlar. SIP, hedeflerin gerçekleştirilmesi, problemlerin çözülmesi ve fikirlerin uygulanması için tasarlanmıştır.

Sistematik İyileştirme Planlaması yönteminin amacı tüm süreçlerdeki katma değer sağlamayan işlemlerin saptanarak minimuma çekilmesi, sürdürülebilir ve tatmin edici bir performans iyileşmesinin sistematik olarak sağlanması için takip edeceği prosedürler düzenidir.

Diğer bir deyişle, bu yöntemin amacı kronik ve karmaşık problemlerin çözümünde ekiplere

• Sistematik bir yaklaşım uygulama

• Problemleri kök nedenlerine indirgeyebilme

• Problemin niteliğine göre uygun tekniği seçebilme

• Çözüm alternatifleri oluşturma

• Çözümleri sonuca ulaştırma

• Finansal ve teknik getirileri izleyebilme

• Çözümlerin sürekliliğini sağlamak amacıyla standartlaştırma

Kısacası, işletmede karlılığı yakalamayı ve kalıcı hale getirmeyi hedefleyen, geniş ve kapsamlı bir yöntem olarak tanımlanabilir. 

Sistematik İyileştirme Planlaması aşağıdaki tarz sorunlara veya beklentilere çözüm üretebilir:

• Müşteri taleplerini karşılamakta zorlanılması

• Üretim planlama ve kontrol sürecinin etkin ve verimli yönetilememesi

• Mevcut üretim kapasitesinin net olarak ölçülememesi

• Üretim sürecindeki kayıp zamanların fazla olması

• Kapasite kullanım oranının düşük olması

• Çalışan ve makina verimliliğinin yetersiz olması

• Katma değer sağlamayan faaliyetlerin belirlenememesi ve/veya ortadan kaldırılamaması

• Büyüme ve yatırım faaliyetleri için mevcut durumun değerlendirilememesi ve hedef belirlenememesi

• Çeşitli verimlilik ve maliyet kriterlerinde sürekli en üstlerde yer almak isteği 

• Servis operasyonlarında, akışta, ekipman ve kapasitede detaylı inceleme isteği. Fiziksel değişiklik zor ve potansiyel olarak maliyetli de olsa, tesisinizin hangi noktaya kadar performansınızı sınırlandırdığını ve iyileştirmek için ne tür fırsatlar tanıdığını bilmek isteyebilirsiniz.  

• Üst yönetimin dünya klasmanında performansa yönelim isteği – mevcut kriterlerdeki derecelendirmelerden bağımsız olarak. “Dünya klasmanında olmak”, firmanın hangi hizmetlerde var olması ve bunları nasıl performe etmesi gerektiğini yeniden tanımlamayı gerektirebilir.  

• Üst yönetimin sürekli ve temel kültürel değişiklik isteği – devamlı iyileştirme, yaratıcılık ve dünya standartlarında performansa yönelim. Bu belirsizliklerle dolu mevcut kültürden tanımlanmış prosedürlere doğru önemli bir yol ayrımıdır.  

(Sekil 1 SIP yöntemi operasyonlara yönelik iyileştirmeye odaklanmıştır.)

Stratejik ve organizasyonel hususlardan daha ziyade, operasyonlara yönelik sorunlar karşısında uygulanabilir (Sekil 1) ve bu sayede gayretlerin etkisini maksimuma çıkarabilir:   

• Sabit giderler karşılığında üretim miktarındaki artış

• Malzemeye yönelik katma değer getirmeyen işlemlerde azalma

• İşletme kayıp zamanlarında azalma

• Makine ve tesis kullanma kapasitelerinde artış

• Makine ayar zamanlarında düşüş

• Müşteri termin planına uyumda iyileşme

• Hatalı ürün oranlarında düşüş

• Maliyetlerde düşüş

• Makine ve işçi verimliliklerinde artış 

• Çevrim zamanında kısalma

• Kültür değişimi

Bu yöntem ile işletmenin sistematik ve sürekli olarak gelişmesinin planlandığı ve geliştirildiği bir iyileştirme sistematiği kurulmuş olacaktır. Sonuç olarak sürdürülebilir bir karlılık ve istikrarlı bir rekabet gücü elde edilmiş olacaktır. Tablo 1 SIP’nin faydalarını gerçek hayat örnekleri üzerinden göstermektedir. Elde edilecek parasal kazançlar, değer olarak, elle tutulmayan kazançların altında kalabilir. Örneğin, kendine güvenin arttığı ve yeni becerilerin edinildiği enerji yüklenmiş insanlar, vs. 

Tablo 1 SIP Faydaları – Bir Kısım Örnekler

Kaynak: Hales, H. L. ve Andersen, B., Systematic Planning of Manufacturing Cells, (Dearborn, MI: Society of Manufacturing Engineers, 2002.) 

SIP yönteminin diğerlerine göre temel avantajları:

• İşletmenin tüm kademelerinde hedef saptama, izleme ve başarı değerlendirme aşamalarında aynı dili (finansal dil) kullanabilmektedir.

• İyileştirme etkinliklerinde kullanılan tekniklerin seçimi ve uygulama alanlarının saptanmasında finansal kayıpların işletme içerisindeki tipolojisi, oluşum alanları ve büyüklükleri göz önüne alınmaktadır. 

• Uygulanan tekniklerin başarı ölçütü olarak finansal getirilerle ilişkilendirilmiş kilit performans ölçütleri kullanılmaktadır.

• Uygulamalar, işletmenin günlük işlerine ve süreçlerine entegre edilerek, çalışanlar tarafından rutin aktiviteler arasında ek görevler olarak algılanmamaktadır.

• İyileştirmelerin yalnızca sonuçlara (verimlilik) değil, sonuçları doğuran kök nedenlere (kayıplar) odaklanması sağlanmaktadır.

Yöntemin başarısı bazı önemli faktörlere dayanır:

• Yönetimin kesin kararlılığı

• Program hedeflerinin onaylanması 

• Her türlü yönetim seviyesi ve çalışanların programa sarılması 

• Sistemli uygulama kontrolü

• Yönetim seviyesinde uygulama sorumluluğu 

• Proje uygulamalarının günlük işlere entegrasyonu 

SIP’nin kullanımı özellikle imalatçı firmaların üretim sahasında olmasına rağmen, imalat realitesinin dışında ve geniş bir kapsamda çeşitli organizasyonlar içinde (profesyonel firmalar, atölyeler, hastaneler, perakendeciler, okullar, vb.) kullanılabilmektedir. Bir başka deyişle, anlamlı iyileştirme sonuçları almak istenen her yerde kullanılabilmektedir.

1. SIP: Yaklaşımı 

Verilere ve gerçeklere dayanmak:

İş performansını değerlendirme açısından hangi ölçümlerin kilit konumunda olduğunu netleştirmekle işe başlar; sonra da kilit değişkenleri tanımlayacak ve sonuçları optimize edecek biçimde veri ve analizleri uygular. 

Sürece odaklanmak:

İster ürünleri ve hizmetleri tasarlarken olsun, ister performansı ölçerken, isterse verimi ve müşteri memnuniyeti artırırken, hatta işi yönetirken süreci başarının aracı olarak görür. 

Proaktif olmak: 

İddialı hedefleri belirlemek ve onları sık sık gözden geçirmek, öncelikleri net olarak belirlemek, sorunların ortaya çıkmasına meydan vermemek, işlerin yürütme biçimini körü körüne savunmak yerine, bunları niçin yaptığımızı sorgulamak gibi.   

Sınırsız işbirliği:

Sınırsızlık aslında tek bir amaç için, yani müşteriye değer sunmak için birlikte çalışması gereken gruplar arasındaki işbirliğidir. Sınırsızlık, bir sürecin bütün aşamalarındaki etkinliklerin iç içe geçmiş olduğunu ayrımsayıp ve bunları değerlendirip, hem son kullanıcıların gerçek taleplerini, hem de süreç ya da üretim zincirindeki iş akışını iyice anlamayı gerektirir.

Değişkenliği kaldırmak:   

Değişkenliği incelemek, işin gerçek performansını ve o işin süreçlerini derinlemesine kavramaya yardımcı olur. Hedef değişkenliği azaltmaktır. Bu pek çok ürün, hizmet ve süreç için son derece değerli bir iyileştirme anlamına gelir.   

İddialı hedefe götürmek:

İşletmenin adım adım iyileştirmeden sıçramalı iyileştirmeye yönelen karlılık hedefine odaklanması, iyileştirme yolunda önemli bir hız yaratır. 

2. SIP: Üç Temel Unsuru 

(Sekil 2 - 3 Temel Esas )

İyileştirme planlamasının temel unsurları – dolayısıyla herhangi bir iyileştirme planlamasının dayanması gereken esaslar -  Hedefler, Analizler ve İyileştirme Fikirleridir (Sekil 2)

Hedefler:

Hedefler temel unsur A’dır. Veri analizi ile işletmenin durumunun belirlenmesine istinaden, iyileştirme hedefi belirlenir. Örneğin, işletme, rekabet içinde düşük karlılık düzeyinde bulunuyor ise veya işletmenin iddialı hedeflere ihtiyacı var ise, toplam iyileştirme hedefi “EBIT” gibi finansal hedefi referans alarak belirlenebilir. Belirlenen iyileştirme hedefi organizasyon birimleri üzerine dağıtılmalıdır.

Analizler:

Analizler temel unsur B’dir. En kritik nokta çeşitli ölçüm ve analizler ile mevcut durumdaki sorunların ve problemlerin ortaya konması ve hedeflere götürebilecek en önemli Kaldıraçların belirlenmesidir.

İyileştirme fikirleri:

İyileştirme Fikirleri temel unsur C’dir. İyileştirme Fikirleri, işletmenin (temel unsur A’nın (Hedefler) temel unsur B (Analizler) ile eşleştirilmesiyle ortaya çıkan) Kaldıraçları nasıl elde edebileceğinin tanımlanmasına yardımcı olan temel unsurdur. 

Bu temel unsur, işletmenin hedeflere ulaşmak adına, problemin sebeplerini ortadan kaldırması için takip etmesi gereken süreci karakterize eder ve bunun nasıl yapılacağı konusunda işletmeye rehberlik eder. Projelendirilecek her fikir esaslı bir iyileştirmeye yönelik olmalıdır.

3. SIP: Altı Adımı 

(Sekil 3 - SIP Adımları)

SIP, bu üç temel unsurun belirlenmesini hedef alan altı adımlık bir yöntem oluşturmaktadır (Sekil 3) 

SIP düzeninin her bir adımındaki tekniklerin uygulanmasında belirli çalışma formları (kilit doküman ve çıktı formları) kullanılır. İyileştirme planlaması için kullanılacak tekniklerin sistematiğin prosedürü olarak algılanmaması, kullanılan tekniklerin durumun özelliğine bağlı olarak sürekli tekrarlanabilir ve değişebilir özelliğe sahip olması doğru olacaktır.

Oryantasyon ve Veri Analizi ile İşletmenin Durumunun Belirlenmesi

Programı organize et (kimler neden sorumlu ve nerede çalışacaklar) ve diğer ilgili hususları belirle: Örneğin harici koşullar - temel varsayımlar veya dikkate alınması gereken hususlar (örneğin yasal, finansal, teknolojik veya organizasyonel kısıtlar), planlama durumu – kim neyin ne zamana kadar yapılmasından sorumludur,  görevin zorunlu hususları veya planlamanın hangi kısıtlar altında yapılacağı ve kapsam – planlamanın boyutları veya sınırları. 

İlaveten, verileri elde et, durumu araştır, isin içindeki kişileri sorgula ve bulguları dokumante et. Birinci adımda elde edilecek bilgiler, ikinci adıma zemin oluşturması açısından önemlidir. Bu kapsamlı çalışmanın hiç kuşkusuz daha yararlı bir çıktısı ise, işletme hakkında bir bütün olarak daha belirgin bir tablo ortaya koymaktır.   

Aşağıdaki örnek sorular ile değer üreten işlemlerin haritasının çıkarılması istenmektedir:

• Yaşamsal olan ya da değer üreten süreçler nelerdir?

• Ürünler ve/veya hizmetler nelerdir?

• Süreçlerin, işletme içindeki “akışı” nasıldır?

İyileştirme Hedeflerinin Oluşturulması

Etkinlik ve yeterliliğin hassas olarak ölçülebileceği ve müşteri değerlendirmeleri üzerine kurulu finansal ve operasyonel iyileştirme hedefleri oluşturmak. Açık, net, ölçülebilir ve rakamsal iyileştirme hedefleri saptamadan, anlamlı ölçümler geliştirmeye olanak yoktur.   

Ölçüm, Analiz ve Operasyonel Kaldıraçların Belirlenmesi

İkinci adım iyileştirme hedeflerimizi belirlerken, üçüncü adım mevcut durumda bu taleplerin ne kadar iyi karşılanabileceği ve bunun gelecekte nasıl sürdürüleceğinin irdelendiği adımdır: 

• Ölçüm ve analiz altyapısının oluşturulması 

• Öncelikli iyileştirme alanlarının belirlenmesi ve kaynaklara odaklanılması

• En iyi iyileştirme kaldıraçlarının belirlenmesi

Asıl olan, işletmenin toplam maliyetinin 20%’sini, dönüştürme maliyetinin 60%’ını oluşturan kayıpların (verimliliği düşüren kök nedenler) analizlerinin yapılması, ele alınan kayıp(lar) için uygun çözümlerin seçimi ve uygulanması, uygulama başarısının finansal getirilere dayandırılmasıdır.  

Alternatif İyileştirme Fikirlerinin Geliştirilmesi

Opsiyonları geliştir ve belirle, olasılıkları beyin fırtınasından geçir, erişilebilir opsiyonlara azalt ve her bir opsiyon için sonuçları tahmin et. İyileşme potansiyeli yüksek olan alanlara yönelik ve gerçek analizler ve yaratıcı düşüncenin de yardımı ile esaslı çözümler geliştirmek. 

Geliştirilecek iyileştirme fikirlerinin önemi, yeni hedefleri karşılamak, çalışma hızında ve maliyet performansında artış sağlamak, hataları ortadan kaldırmak, süreç verimliliğini ve kapasitesini artırmak için en iyi teknikleri içeriyor olmalarıdır. Teknikler ve araçlar, hem büyük ve karmaşık sorunların çözümünde hem de göreceli basit iyileştirme fırsatlarının değerlendirilmesinde kullanılabilir. 

Fikirlerin Değerlendirilmesi ve En Uygunlarının Seçilmesi

Mukayese et ve karar ver, seçeneklerin mukayeseli sonuçlarını değerlendir, en iyi seçenekleri seç ve onayla. Bu adımda, potansiyel iyileştirmeler getirileri ve maliyetleri dikkate alınarak değerlendirilir. İşletme için en uygun iyileştirme fikirleri seçilir. Bunun için, rakamsal ve rakamsal olmayan faktörlere dayalı olarak alternatif iyileştirme fikirlerinin değerlendirilmesi yapılır.

Ayrıca, alternatif iyileştirme fikirlerinin, hangi risk unsurlarından etkilenebileceğini değerlendirmek ve gerçekleşme ihtimalini saptamak gerekir. Böylece, rakamsal ve rakamsal olmayan faktörlere göre değerlendirerek ve olası risk unsurlarını göz önüne alarak, en uygun iyileştirme fikirleri seçilir.

Seçilmiş İyileştirmelerin Uygulama Planları ve Kontrolleri

Aksiyon al ve takip et, uygulamayı çizelgele, uygula ve gerçeklesen sonuçları değerlendir. Kısacası, yeni çözümleri etkin biçimde uygulamak ve ölçülebilir ve sürdürebilir kazançlar elde etmek çabasıdır. Amaç, beklenilen iyileştirmeleri sağlayan projelerin düzenli ölçülmesini, irdelenmesini ve yenilenmesini olanaklı kılan kalıcı uygulamaları ortaya çıkarmaktır.

Doç. Dr. Hakan BÜTÜNER Stratejik Planlama, 5S, Verimlilik