“Güzel” Kurumlara Giden Yolculuk: Örgütsel Uyumlanma

Güzelliğin evrensel olup olmadığı konusu hala tartışmalıdır. Önemli sayıda düşünür, dönemin toplum yapısı, ihtiyaçları, üretim, tüketim ve bölüşüm sistemlerinin sonucunda ortaya çıkan estetik anlayışın güzellik algısı üzerinde etkili olduğunu ve evrensel güzellik diye bir şeyden bahsedilemeyeceğini savunurken bir grup düşünür de kültürden kültüre değişmeyecek güzellik kriterleri olabileceğini savunarak bu kriterlerini belirleme çabasına girişmiştir. Bu kriterler arasında en çok kabul görenler ise simetri, oran ve harmoni, yani uyum olmuştur.

Bir doğa manzarasında, bir makinenin işleyişinde, bir canlının hareketlerinde bizi en çok etkileyen şey de uyumdur. Uyum, mekanik sistemlerde olduğu kadar organik sistemler için de hayati bir önem taşır. Gücün doğru, etkin ve verimli kullanımı uyumdan geçer. Bir çarkı diğeriyle uyumsuz çalışmaya başlayan bir makine bozulmaya mahkûmdur. Oldukça kuvvetli ve yetenekli bireylerden oluşan ama uyumu yakalayamamış bir takımın uzun vadede başarılı olma şansı yoktur. İhtiyaçları, değerleri ve dış dünya arasındaki uyumu yakalayamayan bir insanın nevrotik bozukluklar sergileme ihtimali yüksektir. Benzer şekilde yöneticiler, çalışanlar, müşteriler ve iş süreçleri arasındaki uyumu yakalayamamış bir işletmenin de performansı düşer ve geleceği tehlike altına girer.

Örgütsel uyumlanma (organizational alignment), genel olarak bir örgütün yapı, strateji ve kültürünün arzulanan hedeflere ulaşma sürecinde birbirleriyle uyum ve işbirliği içinde olması anlamına gelmektedir. Bu, o kadar ince bir noktadır ki, içinde esnekliği, kolektivizmi, inisiyatif kullanmayı, örgüte bağlılığı, işe bağlılığı, müşteri odaklılığı, bilgi teknolojilerinin etkin kullanımını, süreçlerin yeniden organize edilmesini, sürekli gelişmeyi ve “ruh sağlığı yerinde örgütleri”  barındırır.

Aslında işletmelerde uygulanan pek çok yönetsel faaliyet, bütünsel bir bakış açısıyla ele alındığında uyumlanma problemini giderme çabasının farklı birer yansımasıdır: Çalışan motivasyonunu arttırma çabası, farklı yönetsel kademeler arasındaki amaç ve faaliyet birliğinin sağlanması, çatışma yönetimi, müşteri ihtiyaçlarının özelleştirilmesi, çalışan-örgüt arasındaki amaç birliğinin sağlanması, işletme süreçlerinin müşterilerin ihtiyaçları doğrultusunda sürekli iyileştirilme çabası, değişime karşı direncin ortadan kaldırılma çabası, çevrenin değişimine adapte olabilen esnek yapıların kurulması, aslında bir yönetim ve uyumlanma problemidir. Bu nedenle uyumlanma, bir yöneticinin ele alması gereken en önemli sorunların başında gelir.

Örgütsel uyumlanma ile ilgili yapılan ve önemli dergilerde yayımlanan araştırmalar, bu olgunun performans, değişim başarısı ve bilgi teknolojilerinin verimliliği üzerindeki olumlu etkisini açıkça –ve defalarca- ortaya koymuştur. Yani, bir işletmenin yüksek bir uyumlanmaya sahip olması, hem o işletmenin yüksek bir performansa sahip olmasını, hem de yeni teknolojilere ve çevresel baskıların zorunlu kıldığı kritik değişimlere daha iyi adapte olmasını sağlamaktadır.

Uyumlanma olgusu, köklerini durumsallık yaklaşımından almaktadır. Bilindiği gibi bu yaklaşıma göre örgütün yüksek performans gösterebilmesi için durumsal koşullar ve yapının birbiriyle uyum içinde olması gereklidir. Aslında hem durumsallık hem de konfigürasyon kuramcıları yıllar boyunca örgütsel uyumlanma ve performans arasındaki pozitif ilişkiyi savunmuştur. Örneğin “Organization and Environment” adlı eserlerinde Lawrence ve Lorsch, belirsiz çevrelerde başarılı firmaların başarısız firmalara oranla daha farklı bir yapıya sahip olduğunu, bu firmaların daha gelişmiş entegrasyon uygulamalarına sahip olduğunu ortaya koymuştur. Lawrence ve Lorsch, çevrenin taleplerini karşılama çabasında departmanlar arasında olması gereken işbirliği ihtiyacını tanımlamak için “entegrasyon” kavramını kullanmıştır. Yaptıkları araştırmada entegrasyonu yüksek organizasyonların her türlü ölçülebilir finansal standardının entegrasyonu düşük firmalara oranla daha başarılı olduğunu ortaya koymuşlardır. Daha az belirsiz çevrelerde ise bu firmalar daha az farklılaşmış ve daha az gelişmiş entegrasyon uygulamalarına sahip olmuşlardır. Yazarlar organizasyonun içsel özelliklerinin çevreye uyumunda her birimin ayrı bir fonksiyona sahip olacağını söylemişlerdir.

Literatürde yer alan birçok model, işletmenin uyumlanma düzeyinin, işletmenin süreç ve faaliyetlerinin strateji ile ilişkilendirilmesiyle artırılacağını savunur. Bu, örgütte uygulanan her sürecin örgütün stratejik hedeflerine hizmet eder ve işlevsel olması anlamına gelmektedir. Benzer şekilde, üyeleriyle ittifak içinde olan organizasyonların hayatta kalma şansı daha yüksektir. Bunun nedeni çalışanların kendi kendilerini motive eder halde olmaları ve organizasyonun başarısı için takım çalışmasına bağlılık hissetmeleridir.

Stratejik uyumlanma modeli aslında iki temele dayanır: Stratejik uyum (fit) ve fonksiyonel entegrasyon. Stratejik uyum, stratejinin örgüt içiyle ve örgüt çevresiyle olan uyumunu gösterir. Stratejinin örgüt çevresiyle olan uyumunu firmanın ürün-pazar önermeleri, farklılaştırıcı rekabet kararları ve ortaklıklar-ittifaklarla ilgili yönetsel kararları belirler. Stratejinin örgüt içiyle olan uyumunu ise organizasyon yapısı, iş süreçlerinin tasarımı (ürün geliştirme, müşteri hizmetleri vb.) ve insan kaynakları becerilerinin geliştirilmesi ya da transfer edilmesi belirler. İşletme stratejisi alanında firmanın dışarıdaki konumlanması ile içerideki düzeni arasındaki uyumun ekonomik performans üzerinde hayati bir etkisi olduğu yönünde uzlaşma vardır.

Uyumlanma, örgüt hiyerarşisinde farklı seviyelerde yer alan yöneticilerin amaçlar ve hedefler konusunda ortak bir anlayışı paylaşmasını gerektirir. Ne var ki, bazı strateji araştırmacıları bu kadar övülen uyum kavramının gereğinden fazlasının dinamik çevrelerde ciddi bir adaptasyon sorunu yaratacağını savunmuştur. Örneğin, uyum kavramının atılacak her adımdan önce ciddi bir etkileşim maliyeti getireceği ve bazen de atılması gereken birçok adımı engellediği sıkça savunulan argümanlardan biridir. Buna göre, bir örgütte uyum kavramı sürekli bir dengeyi getiriyorsa durgunluğa yol açacak ve performansı olumsuz etkileyecektir. Bu yüzden bir firma dengeye ulaşma fikri yerine adaptasyonu yüksek sistemlere odaklanmalıdır. Hamel ve Prahalad da uyumun örgütteki tutkunun azalmasına yol açması durumunda stratejik potansiyele ulaşma konusunda yarardan çok zarar vereceğini söylemiştir. Bu nedenle strateji geliştirme süreci, firmanın bulunduğu yer ile bulunmak istediği yer arasında uyumsuzluk yaratmalıdır. Uyum ve esneklik arasındaki bu ikilemin üstesinden gelmek için bazı yazarlar da uyuma yönelik biçimlenmenin yalnızca dinamik ve esnek olması durumunda rekabet avantajı yaratacağını savunmuştur.

Labovitz ve Rosansky, entegrasyon ya da esneklik gibi kavramların yerine uyumlanma kavramını kullanmayı tercih etmiştir. Alignment kelimesi hizalanma anlamını da barındırdığı için, yalnızca iç tutarlılığa değil, aynı zamanda yön birliği olgusuna da dikkat çekmektedir. Durgun olmayan çevrelerde kendi ayakları üzerinde durmayı başaran organizasyonlar herkesi örgütün temel amaçlarına odaklayabilmiş kişiler tarafından yönetilirler. Bu tip liderler kendi kendine uyumlanan ve kendi kendini sürdüren kültürleri yaratır. Uyumlanma, yöneticilere örgütün her seviyesinde tamamen müşteri odaklı, sürekli gelişen iş süreçlerini ve tutarlı bir iş stratejisini hızlıca uygulayabilme olanağı verir.

Uyumlanmanın gelişmesi ve sürdürülebilir hale gelmesi için müşteri davranışı ile örgütün misyonu arasında bir bağ bulunması gerekmektedir. Bu bağ, alınan kararların çalışanlar tarafından başarıyla uygulanması ve faaliyete dönüşmesine yardımcı olacaktır. Müşterinin değişen ihtiyaçlarına karşılık verebilmek için çalışanların faaliyetleri ve iş süreçleri arasında bir bağ olması, müşterilerden toplanan bilgilerin örgüt stratejisi şekillendirilirken kullanılması, örgütün stratejik yönelimini, iş süreçlerini, çalışan davranışlarını ve müşteri ihtiyaçlarını uyum içinde bir araya getirecek bir örgüt kültürünün kurulması gereklidir.

Literatür, genel olarak iki tip uyumlanma üzerinde durmaktadır. Dikey uyumlanma ve yatay uyumlanma. Dikey uyumlanma stratejilerin, amaçların, faaliyet planlarının ve kararların örgütün farklı seviyelerinde algılanma biçimini araştırır. Alt seviyelerde verilen kararların üst yönetimin kararlarıyla ve stratejiyle tutarlı olması, dikey uyumlanmanın yüksek olması anlamına gelmektedir. Yatay uyumlanma ise örgütte gerçekleşen faaliyetlerin koordinasyonu ve fonksiyonlar arası entegrasyonun düzeyiyle ilgilenir. Fonksiyonlar arası entegrasyon, pazarlama, operasyon, insan kaynakları ve diğer departmanlardaki faaliyetlerin tutarlı ve kararların koordinasyon ve yardımlaşma seviyesinin yüksek olmasıyla gerçekleşir.

Bugünün birçok organizasyonu geçmişin hiyerarşik bürokratik modellerinin izlerini taşımaktadır. Görevlendirmeler bireysel temelli yapılmakta, departmanın ve bireylerin hedefleri sıklıkla birbiriyle çatışmakta, bireyler ve gruplar bu nedenle karşı karşıya gelmektedir. Bu nedenle örgütsel uyumlanma hiçbir zaman modası geçmiş bir konu olarak kabul edilemez. Performans ve işletme sürekliliği ile ilişkisi bu kadar çok sayıda araştırmada kanıtlanmış olan uyumlanma, bir yöneticinin ele alması gereken en önemli sorunların başında gelir.

Prof. Dr. Ata ÖZDEMİRCİ Yönetim Bilimleri, Organizasyon, Performans, Liderlik,