Çalışma Ortağı

Bir işyerinde belirlenen amaçlara doğru plan, program yapan ve karar alıp yürütücü (executive) durumunda olan yöneticinin çalışma ortağı asistanı/sekreteridir. Nasıl ki “İş Ortağı” sözcükleri, taraflar arasında önem taşıyan ve pek çok değer ve sorumlulukları içeren bir kavramsa; “Çalışma Ortağı” sözcükleri de yönetici ile asistanını birbirine bağlayan ve işbirliği yapmayı gerektiren bir sürecin tanımlamasıdır.

Yönetici, yönetim fonksiyonlarını bilir (Planlama – Örgütleme – Yürütme – Koordinasyon – Kontrol) ve ona göre hareket eder. Asistan da yönetim fonksiyonlarını bilir ve işlerine uyarlarsa iyi bir “Çalışma Ortağı” olabilir. Her “yan bilgi”, ana bilgiyi beslemelidir. Örneğin bir toplantı organizasyonu yapacak olan asistan, bir yan bilgi (teorik bilgi) olan 5 N–1 K

(Ne – Neden – Nasıl – Ne zaman – Nerede – Kim) kuralını bilir ve işini ona göre programlarsa sıfır hata ile işini gerçekleştirir. Sıfır hata; Toplam Kalite Yönetimi’nin felsefesidir. Profesyonel bir asistan her şeyi not eden, kayıt altına alan insandır. Yine burada örneklersek; Toplam Kalite Yönetimi’nde bir ilke vardır, “Yaptığını yaz, yaptığını yaz” diye. Not alan, aldığı notları yöneticinin ihtiyacı olduğu an onun bilgisine sunan ve her türlü bilgiyi işleyebilen asistan böylelikle yöneticinin en güvendiği insan olur.

Yönetimin temelini oluşturan mantık; -başkalarına iş gördürme- dir. “Başkaları” dediğimiz birey grupları içerisinde hiç kimse, yöneticinin asistanı/sekreteri kadar onunla işbirliği yapmaz. Satışçı satışları anlatır, muhasebeci bilançodan söz eder giderler. Yönetici asistanı yöneticinin rutin işlerinin takibinden, toplantı ve randevulara, çeşitli organizasyonlardan, önemli rapor veya tutanaklara, yöneticinin aile, kulüp, dernek, banka vb. gibi işlere kadar çok sayıda hizmette yöneticiye destek sağlar.

Etkin bir çalışma ortağı olabilmek için;

• Çok iyi derecede ana dilini bilmeli, yazım ve imlâ kurallarını sıfır hata ile uygulamalı,

• Çok iyi derecede ana dilini bilmeli, sözlü iletişimde anlama ve ifade yeteneği olmalı,

• Bilgisayar programlarını iyi bilmeli, yöneticinin sunumlarına katkı sağlamalı,

• Gerekli bilgileri kayıt altına almak (iş hafızası) ve gerektiğinde sunmada süratli olmalı, (Aranan evrak en az 5, en fazla 45 saniye içerisinde bulunmalıdır.)

• Yabancı dilini geliştirmeli, pratikte çeşitli bağlantıları kurabilmeli,

• Her yerdeki kilit noktaları ve kilit insanları bilmeli,

• Yöneticinin zamanını doğru kullanabilmesi için daima planlı çalışmalı,

• Mantıklı olmalı ve problem çözme becerisini geliştirmeli.

Bu arada şunu da belirtelim ki, yönetici, eğer asistanının verimli çalışmasını istiyorsa, onu bir çalışma ortağı gibi görmeli ve yaptığı işe ve kişiliğine saygı duymalı, onunla işbirliğine açık olmalıdır.

Yönetici asistanlığı kavramı artık bilimsel sekreterlik literatürüne yerleşti. Biz yıllardır sekreterliğin bilimsel disiplinlerden yararlanması gereken bir meslek olduğunu savunduk. Yeni gelen neslin genç çalışanları, üniversite veya yönetici asistanlığı yüksek okullarını bitirmiş bilinçli elemanlar. Bir yöneticiyi temsil edebilecek düzeyde yetişmiş yönetici asistanları. Yöneticinin “alternatif”leri.

Yönetici Asistanları çok bilgili olmak zorundadırlar. Çünkü hiçbir şey bilgiye duyulan saygı ve hayranlık kadar etkili ve kalıcı olamaz. Bu bağlamda; Yönetim Bilimleri, Davranış Bilimleri, Dil Bilimleri, Arşiv Bilimleri, Ekonomi-Ticaret Bilimleri ve Teknik Bilimler konusunda kendisini iyi yetiştirmesi, bütün bu alanlarda bilgi sahibi olması ve pratik uygulamalarla çalışmalarına uyarlaması, başarıyı da beraberinde getirecektir.

Yönetici Asistanlığı eğitimlerimizde, yaptığımız grup çalışmalarında, katılımcıların ortaya koydukları “Yönetici Asistanı” tanımları şöyle:

• Çalıştığı bölüm, kuruluş ve yöneticisini; davranış, meslek ahlâkı, eğitim ve becerileri ile en iyi şekilde temsil eden ve en zor anlarda bile kendi doğrularından ödün vermeden yöneticisinin işlerini kolaylaştıran, şirketin önemli bir üyesidir.

• Yöneticisini en iyi şekilde temsil eden, görevinin bilincinde olan ve yoğun zamanlarda yöneticisine etkin destek veren kişidir.

• Yönetici asistanı; mesleğini tüm bilimselliği ile ele alan, insan ilişkilerini mükemmelliğiyle taçlandırarak, gerektiğinde yöneticisi adına karar verebilecek, iş disiplinini kendisine prensip edinen kişidir.

• Her şeyden önce güler yüzlü, yardımsever, anlayışlı ve nazik bir insan, işini severek yapan ve gerektiğinde yöneticisine alternatif olabilen, yöneticinin en yakın çalışma arkadaşıdır.

• Yöneticinin sağ kolu, sırdaşı, aynı zamanda haber alma istasyonu olabilen, inisiyatif kullanabilen, aktif, prezantabl ve lider özellikli bir kişidir.

• Bölüm sekreteri gibi, yalnızca yöneticisine işle ilgili konularda değil, özel çevresi ile ilgili konularda da yardımcı olur. (Ödemeleri, eşinin ajandası, çocukları, annesi, arkadaşları, kulüpleri vb.)

• Yöneticisine ait işleri planlayan, işleri organize eden, koordinasyonda aktif roller üstlenen, yöneticinin iş yoğunluğunun en aza indirgenmesini amaçlayan ve diğer kişi ve kuruluşlar arasında köprü görevini üstlenen kişidir.

• Yoğun ve tempolu iş hayatında, kendi bilgilerini ve sosyal becerilerini kullanarak, müdürünün sağ kolu olma görevini üstlenen, onun iş arkadaşı ve sırdaşıdır.

Yukarıda sıraladığımız bulgular, gerçek iş yaşamındaki yönetici asistanlarının dile getirdikleri fikirlerdir. Gözlemimize göre de son derece başarılı asistanlık yapan, deneyimli arkadaşların düşüncelerini genç meslektaşlarının ve saygıdeğer yöneticilerimizin bilgilerine sunmaya çalıştık.

Gülbin GÖRAL