Kurumsal Başarı İçin Yönetişim - Ahmet Nedim Erdemir (Haziran 2023 Ekovitrin Yazısı)

İşletmelerimizin birçoğunda alınan kararların uygulamaya geçmesinde zorluklar yaşanmakta, özellikle rutinin haricindeki kararları almak, değişime yönelik faaliyetler, gelişim projeleri ile ilgili süreçler verimsiz bir şekilde ilerlemekte, zaman zaman sadece değerlendirme aşamasında kalarak kaybolup gitmektedir. Aynı zamanda rutin görev - sorumluluk alanı içerisinde yer alan bazı faaliyetler ise takipsizlikten hiç yapılmamakta, uzun vadede işletmenin bazı zaaflarının ortaya çıkmasına ve kaslarının zayıflamasına sebebiyet vermektedir.

Bu gibi durumların önüne geçmek için etkin yönetişim süreçlerinin işletilmesi önemlidir. Yönetişimin birçok tanımı olmakla beraber; işletmelerin yönetim faaliyetinin verimliliği için iletişim araçlarının uçtan uca sinerji oluşturacak şekilde etkin kullanımı olarak özetleyebiliriz. Yönetişim kavramının altına birçok başlığı ekleyebiliriz ancak bu yazımızda öncelikli olan 4 temel başlığa vurgu yapmak istiyorum;

Karar Alma ve Sorumluluk Dağılımı

Karar alma süreçlerinin doğru işletilememesi, işletmelerde ciddi verimsizliğe sebebiyet vermektedir. Karar alma sürecinin konu ile ilgili veri – bilgi toplama, görüş alma ve ilgililerle istişare etme, nihai kararı esas ve varsa destek sorumlularına atama, terminini belirleme ve karar takibi olarak 5 adımda işletilmesi önemlidir. Karar alma noktasında olan tüm çalışanların istişare, objektif ve net karar alma alışkanlıklarına sahip olması sağlanmalıdır.

Sorumluluk ve yetki dağılımının, risk ve kontrol dengesini gözeterek ve mekanizmalarının kurularak mümkün olduğunca tabana yayılması ve organizasyon genelinin güçlendirilmesi, işletmenin hızlı ve yerinde karar almasına imkân tanıyacak, karar alıcı sayısının ve dolayısıyla yetkinliğinin artmasına katkı sağlayacaktır. Tüm kararların üst yöneticilerce alındığı bir organizasyonun hızlı ve çevik olması mümkün olmamakla beraber, organizasyondaki çalışanlarının yetkinliklerinin gelişmesi de kısıtlanmaktadır. Aynı zamanda çalışanların karar alma sürecinde yer almadıkları organizasyonlarda motivasyonları ve aidiyetleri zayıflamaktadır.

Kararların ve Görevlerin Takibi

Karar takibi, neredeyse karar alma sürecinden de daha önemli bir husustur çünkü alınan kararların takip edilmediği bir organizasyonda karar alma sürecinin önemsenmesi imkânsız hale gelmektedir. Günümüzün dijital dünyasında her düzeydeki alınan kararlar ile ilgili olarak dijital karar / görev takip sistemlerinin özellikle idari kadrolarda devreye alınması rekabetçi bir zaruriyet haline gelmiştir. Proje yönetimi, görev yönetimi, karar iletişimi ve takibi, faaliyet sonuçlarının kayıt altına alınması ve takibi noktalarında kurumların bu konudaki çözümlerden birini tercih ederek kendine uygun bir kullanım modeli geliştirmesi ve iç eğitimler ile bu modeli kurum geneline yaygınlaştırması gerekmektedir. Bu çözümler karar takibini kolaylaştırmakla beraber karar ve görev iletişimini çok hızlandırmakta, konum bağımsız olarak iş yapma imkanlarını da artırmaktadır.

Koordinasyon ve Toplantı Yönetimi

Bürokratik yapının hantallaştığı kurumlarda toplantılar gereğinden uzun, plansız, gündemsiz ve sık olabildiğinden dolayı bir eleştiri noktasına dönüşebilmektedir. Ancak planlı ve sistematik bir toplantı düzeni kurumdaki yönetişim süreçleri açısından çok önemlidir. Yeterli sürede, gerekli katılımcılarla, gündemi ve akışı belli ve zamanla tanımlı, yeterli sıklıkta olan bir toplantı düzeni; bilginin yayılımını sağlamakta, istişare ve karar alma süreçlerini etkin hale getirmekte, tıkanan süreçlerin önünü açmakta, tecrübe paylaşımına imkân tanımakta, katılımcıların kendi sorumluluk alanlarına daha geniş bir perspektiften bakmalarına imkan tanımaktadır. Standart toplantılarla ilgili yukarıdaki unsurları tanımlayan bir toplantı matrisinin oluşturulması ve uygulanması, düzenli olarak da geliştirilmesi toplantı yönetiminin kurumsallaştırılmasını ve verimli hale gelmesini sağlamaktadır. 

Raporlama

İşletmelerimizin çoğunda maalesef satış, finans ve varsa üretim haricinde raporlama alışkanlığı bulunmamaktadır. Satış ve üretim raporları ise sadece çekirdek süreçleri içermekte, zayıf bir bilgi iletişimi sağlamaktadır. Oysaki organizasyon şeması ve görev tanımları ile oluşturulan organizasyonel yapının işleyip işlemediğinin en önemli takip aracı raporlardır. Öncelikle Yönetim Kurulu’na sunulacak ve değerlendirilecek kurumsal düzeydeki raporlar, sonrasında departmanların görev tanımları çerçevesinde aylık olarak Genel Müdür veya İcra Kurulu Üyelerine sunacağı raporların başlıkları bir raporlama matrisi oluşturularak netleştirilmeli, standart formatları oluşturulmalı ve düzenli olarak rapor sunan ve alan arasında değerlendirmeler yapılarak olgunlaştırılmalıdır. Raporlarda kurumun ve departmanın ölçülebilir faaliyet sonuçları, yürüttüğü projelerle ilgili gelinen aşamalar paylaşılmalı, görüş ve önerilerle ilgili periyodun özet değerlendirmeleri not düşülmelidir. Yukarıdan aşağıya inerek departmanların iç süreçlerinin takibi açısından da haftalık ve günlük raporların kurgusu ile raporlama süreçleri detaylandırılmalıdır. Yöneticilerin kendilerine gelen raporlara ilgi göstermeleri, içeriğine ilişkin sorular sormaları, geri dönüş yapmaları veya içeriğindeki hususları sorgulamaları rapor sunma motivasyonunu artıracak, düzenli hale getirecektir.

Bu içeriği paylaşabilirsiniz