Kurumsal Belleğin Sınıflandırılması ve Yaşam Döngüsü

Bilgi çağı olarak adlandırdığımız günümüz koşullarında; sayısal (digital) bilginin sınıflandırılması ve yaşam döngüsüne sokulmasını (Document and Record Lifecycle) kendisi için ana faaliyet konusu haline getiren Bilişim Teknolojisinin (IT: Information Technology) desteği olmadan kurumsal belleğin sınıflandırılmasının, işleyişe sokulmasının ve denetlenmesinin yerine getirilmesi neredeyse imkansız hale gelmektedir.

“Bilgi iktitidardır. Bilgi sahibi de iktidar sahibidir.” özdeyişinden haraketle; kamu ve özle sektör kurum ve kuruluşlarında bilgi sınıflandırma ve yaşam dögüsüne yönelik bütünleşik yazılım ve donanım geliştirme fonları ayrılmaktadır. Kaynakların israfının önüne geçilebilmesi ve ülke içinde etkin bir belge ve bilgi yönetiminin sağlanabilmesi amacıyla “Belgenin Sınıflandırılması ve Yaşam Döngüsüne Sokulması” kapsamında olacak şekilde;TSE 13298 (EBYS) Elektronik Belge Yönetim Standardı oluşturulmuştur.

Belge ve bilginin sınıflandırılmasında göz önüne alınacak temel kriter; depolanacak ve yaşam döngüsüne sunulacak verinin kurumu bağlayıcılık derecesi ve ait olduğu (kurumun tüzel kişiliği ile ilişki içinde olan) paydaşlara karşı sorumlulukları aksatmayacak hız ve doğruluktaki erişiminin ve işlem görmesinin sağlanabilmesidir. Bağlayıcılık ve sorumlulukların yerine getirilmesi açısından; Mevzuat, Olur ve Onaylar, Anlaşma, Sözleşme ve Protokoller, Kuruluş Tüzüğü İle Uyumlu (Elektronik İmza) Hiyerarşik Yetkilendirme Ağı, Şirket Mali Disiplin ve Proje Başlatma (Project Charter) Belgelerinin Eki Olan Analitik Bütçe Sınıflandırılması (ABS) Yapılmış Fon Kaynak ve Fon Kullanım Tahsisleri, Taahhüt Altındaki Sipariş Üretim ve EPCC Projelerine Ait İş Akitleri, Teknik Şartname, Tasarım Bilgi ve Belgeleri, Üretilen Mal ve Hizmete Ait Üretim Reçeteleri, Kalite ve Risk Tanımlama Garantileri, (Opsiyona Esas) Satış Fiyat ve Koşulları Listesi, Kataloglar, İlerleme ve Teslim Tutanakları, Sevk ve Satış Belgeleri, Hesap Planı ve Modüler Muhasebe Kayıtları örnek olarak gösterilebilir.

Bellekte tutulan sayısal (digital) belge ve bilginin amaca uygun sınıflandırılmasının yapılabildiği kurumlarda ihtiyaç duyulan ikinci aşama; bilginin yaşam döngüsünü düzenlemektir. Bilginin yaşam döngüsünü hız ve hatasız erişim üzerinden ele alan bilişim (IT) teknolojisinde bilgi ve belge (Arşiv) yönetimi için katedilen aşamaya; özün önceliği sınırları içinde kalacak şekilde değinmek gerekmektedir.

TSE 13298 EBYS standardında düzenlemesi yapılan konu başlıkları sırasıyla; Bilginin yazılı konumdan sayısal (digital) konuma dönüştürlülmesi, Sistem içerisinde tutulan bir organizasyon şemasına bağlı olarak standart dosyalama planlarına göre dosya tasnifi ve saklama planlarının yapılması, Birden fazla kullanıcının erişim mantığı gereği versiyon kontrolünün yapılması, Fiziki arşiv ile elektronik dokümanın ilişkilendirmesi, Klasör planının oluşturması, Paylaşıma girenler açısından uyarı, hatırlatma ve vekâlet verme etiketlerinin kronolojik sırada etkinleştirilmesi, Dokümana göre iş akışı düzenleme ve belli bir zaman kesiti için iş emirlerinin düzenlenmesi, Hiyerarşik yapıya uygun yetkilendirme ve elektronik imza açarak belge ve bilginin bilgilendirme, görüş ve onaya gönderilmesi ve nihayet Faks, E-mail, Ofis yazılımlarıyla bütünleşik çalışması konularının düzenlenmesi şeklindedir. Yine aynı standarda göre; belge ve bilgi için öngörülen yürülükte olma ve arşivde kalma sürelerine bağlı kalarak saklama ve silme işlemleri disipline edilmiştir.

Doğru sınıflandırılmış bilginin elektronik ortamda yaşam döngüsüne sokulmasındaki temel amaç; bilginin rafine edilmesi ve sentezlenmesi sonucu ulaşılabilecek katkı payına ait (hipotezler) önermelerdir.

Rafine edilmiş bilgiye dayalı olarak ulaşılabilen yüksek katkı paylı senteze örnek olması adına, Tales (M.Ö.624 ve M.Ö.546)’in zeytin işletmeciliğini hatırlamakta yarar vardır. Rivayete göre; ”Hala kış olmasına rağmen Tales, astronomideki yetenek ve yaşadığı coğrafyaya ait gözlemlerini kullanarak o yılın zeytin hasadının çok olacağını öngörmüş, Milet ve Kinos’dan zeytin ezicilerini çok ucuza kiralamış. Hasat mevsimi geldiğinde birçok zeytin üreticisinin bu ezicilere ihtiyacı olduğunda Tales, daha yüksek bir fiyata zeytin ezicilerini geri kiralamış ve hatırı sayılır para kazanmış.” Günümüzde, özellikle tarım ve yapılaşma amaçlı olarak faaliyet sürdüren (GYO) arazi geliştirme şirketleri için, amaca yönelik olarak sınıflandırılmış ve yaşam döngüsüne sokulmuş sayısız gelişkin belge ve bilgi yönetimi örneğinden bahsetmek mümkündür.

Doğru sınıflandırılmış bilginin hızlı rafine edilmesi ve sentezlenmesi sonucu ulaşılabilecek yüksek katkı paylı önermelerinden yararlanmak dileğiyle, bilginize sunar, sağlık ve esenlikler dilerim.

Mustafa ULUSARAÇ