Yönetimde Etkin Gelişim için Konuşan Organizasyon

Geçmişten günümüze özellikle aile şirketlerinde iletişim çok ciddi olarak ele alınmamış ve her zaman göz ardı edilmiştir. Genelde iletişim kelimesi sadece 2 insanın birbiri ile diyalog kurması gibi algılanmakla beraber, iyi iletişim kurmasalar da olur, önemli olan iştir mantığı ile birçok işletmemiz kendi içlerinde zamanla körelmeye ve kendi dünyasında yaşayan bir atmosfere bürünmektedir. Kurum içerisinde iletişim kanalları kapalı olan işletmelerde çalışmaya başlayan insanlar da, belli bir süre sonra aynı kültüre alışmakta ve sadece “iş” lerini yapmaktadırlar. Bu noktada ise işletme körlüğü ciddi bir problem olarak oluşmaya başlamaktadır.

Yönetim ve gelişim sanki çok zor bir meslekmiş gibi anlatılıyor uzun zamandır. Aslında biraz irdelediğimizde, bazı iletişim kanallarının kurum içerisinde sistemleştirilmesi ve konuşan bir organizasyon yapısının oluşturulması, yönetimi ve gelişimi beklenmedik düzeyde arttırmaktadır. Hatta konuşan bir organizasyon yapısında tepe yönetimin tek yapması gereken dinlemek ve karar vermektir. Fakat bizim müteşebbislerimiz zor olanı seçip, her türlü gelişime sadece kendileri önayak olmakta ve bunu bir başarı olarak görüp, bakın firmayı nerelere getirdim demektedirler. Müşteri dinleme kısmını artık iş dünyası yüksek oranda çözmüş durumda fakat halen birçok firma, ne fasoncusunu, ne tedarikçisini, ne çalışanını ne de yöneticisini dinliyor. Özellikle işletmenin yapısını en iyi tanıyan çalışanlardan alınan geri bildirimlerin ve fikirlerin, gelişime ciddi katkıları olmaktadır.

Konuşan bir organizasyon yapısı kurmak için, öncelikle siz yöneticinizi dinleyin, onlarla birçok konuyu (stratejik ve işletmeniz için hayati konular dahil) istişare edin, fikirlerini alın ve değerlendirdiğinizi gösterin. Sizler yöneticilerinizi dinlemezseniz, dinleyen yöneticiler oluşturamazsınız.

Sonrasında yöneticileriniz ile çalışanlarınız arasında iletişim ve geri bildirim mekanizmasını oluşturun. Bu kanalı haftalık / aylık toplantıların gündem maddesi, periyodik birebir görüşmeler veya yazılı şekilde sistemleştirebilirsiniz. Sistemleştirin kelimesinden kasıt, tüm yöneticilerinizin bu şekilde davranmasını sağlayın ki kurum kültürünüz bu yönde değişime yönelsin (sadece 1-2 departmanın kendi inisiyatifi ile yaptığı bir çalışma olmasın).

Daha sonra işletme içerisinde genel geri bildirim kanalları oluşturun ve çok sık olmasa da öneri, fikir, eleştirileri konu alan yarışmalar, arama konferansları, proje grupları, intranet forumları vb. çalışmalar organize edin. Bu çalışmalardan çok önemli sonuçlar çıkabilir veya çıkmayabilir. Aslında önemli olan “biz sizi dinliyoruz” ve “görüşleriniz bizler için önemlidir” mesajını verebilmektir. Bu mesajı net bir şekilde yönetici ve çalışanlarınız algıladığında zaten gayri ihtiyari birçok fikir organizasyon içerisinde türeyecek ve peşinden koşulacaktır.

Son adım olarak organizasyonunuzun konuştuklarının değerlendirilmesine yönelik mekanizmalarınızı oluşturun ve bu mekanizmalarınızdan çalışanlarınızın haberdar olmasını sağlayın. Sürekli olarak sadece fikir alıp değerlendirmeye katılmaması, bir süre sonra çalışanlarınızın bu konuya bakışlarını soğutacaktır.

Bu çalışmalar tabii ki yapılabileceklerin sadece birkaçı, gelişim ve değişim söz konusu olduğunda alternatiflerin sınırı yok, fakat organizasyonunuz konuşmaya başlamadığında bu araçların ve sistemlerin hiçbir değeri kalmayabilir ve sadece şikayet mekanizmaları oluşturabilirsiniz. Çalışanlarınızı geri bildirim yapmaları ve gelişmeleri için zorlamayın, onlara konuşan bir organizasyon oluşturun, zaten gerisi gelecektir. Genel olarak ifade edersek, tek yapmanız gereken gerçekten dinlemek…

Süleyman ERDEMİR
DD Değişim Dinamikleri Yönetim Merkezi
Genel Müdür / Yönetim Danışmanı