Yöneticinin İlk İşi: Delegasyon

Yöneticiliğin gerektirdiği en önemli iş delegasyondur diyebiliriz, hatta yönetici olmak aslında delegasyondan başlar. Delegasyon basitçe ifade edersek sizin sorumluluğunuzda olan bir işi, astınıza devretmenizdir. İyi bir yönetici kendisinin asıl işi olan takip, kontrol, denetim ve sistem / iş geliştirme alanlarına ve firmanın kendisinden asıl beklediklerine konsantre olabilmek için astlarına mümkün olan tüm işlerini devredebilmeyi, bunun için astlarını yetiştirmeyi, eğitmeyi ve yönlendirmeyi bilmelidir.

Delegasyon açısından yönetici profilleri

Birkaç tip yönetici vardır; delegasyonu bilmeyen, delegasyonu bilen ve uygulayan, delegasyonu bilen fakat sevmeyen / istemeyen, delegasyonu bilen fakat yapamayan. Delegasyonu yapamayan yönetici, astına güvenmediğinden, astının yeterince tecrübeli olmamasından, işin çok önemli olduğunu düşünmesinden dolayı yapamıyor olabilir. Delegasyonu sevmeyen / istemeyen yönetici ise kendisini değerli hissetmek, iş yapıyor havasını vermek, astının kendisini ilerde unvan olarak tehdit etmesini engellemek yani bir noktada astını yetiştirmeyerek kendi koltuğunu garantiye almak gibi nedenlerden dolayı istemiyor olabilir. Aslında delegasyonu reddeden yönetici kendisine ast bağlanmış bir uzmandan ibarettir. Delegasyonu bilmeyen yönetici kesinlikle eğitime tabi tutulmalı ve Temel Yöneticilik, Takım Yönetimi, Görev Yönetimi ve Zaman Yönetimi eğitimlerini almalıdır. Delegasyonu bile ve uygulayan yönetici ise şirketine ciddi katkılar sağlayacaktır.

İşleri nasıl delege etmeliyiz?

Delegasyonu hedefleyen bir yönetici öncelikle o iş için standartları, nasıl yapılacağını, nasıl yapılmayacağını, muhtemel hata / risk noktalarını tanımlamalı ve astını da bu konularda eğiterek ve yönlendirerek söz konusu işi devretmelidir. İşi devrederken her zaman o iş ile ilgili kendisine danışabileceğini mutlaka astına iletmeli ve süreç içerisinde belli bir tecrübe kazanana kadar astını takip etmeli ve denetlemelidir. Körü körüne delege edilmiş bir iş birçok hataya neden olabilir. Bir yönetici kendi işlerini planlarken ve uygularken sürekli olarak “Bu işi uygun yönlendirme ile astlarım yapabilir mi?” sorusunu sormalıdır. İş listesinde hangi işi kendisi, hangi işi astlarının yapacağını belirlemelidir. Delege edilen iş, iş listesinden çıkarılmamalı ve sorumluluğun “bütünsel sorumluluk” ilkesi dahilinde hala yöneticide olduğu esası unutulmamalıdır. Gerektiğinde sorumluluk bilinci ile sürece müdahale ederek sonucun istenen / talep edilen sonuç ile uygunluğu etkin bir şekilde sağlanmalıdır. Söz konusu işe özel olarak eğer sonuca ulaşmak için zamanımız var ise veya hata kaldırabilecek bir süreç ise çalışanı süreç içerisinde serbest bırakmak, gerek çalışanın süreci geliştirme önerilerini daha rahat getirmesini gerekse de daha hızlı öğrenmesini sağlayabilir.

Hangi işleri delege etmemeliyiz?

Delege edebileceğimiz işleri tanımlamak kadar delege edemeyeceğimiz işleri de tanımlamak önem arz etmektedir. Sorumluluklarımız dahilinde olan bazı işleri devrettiğimizde sonuçlarda ciddi sapmalar yaşayabiliriz. İlk olarak, işi standartlaştıramadığınız, belirsizliğin çok olduğu ve yol haritasını net bir şekilde göremediğiniz işleri yeterli bilgiye sahip olana kadar bekletin veya kendiniz yapın. Astınız bir problem ile karşılaştığında ona ne şekilde yön göstereceğinizi sizin önceden öngörebiliyor olmanız gerekmektedir. Bir sonraki durumda, sorumluluğunuz dahilinde ilk defa tecrübe edeceğiniz bir iş ise delege etmekten kaçınmanız uygun olacaktır. Daha önce başından sonuna tecrübe ettiğiniz işin süre, kalite, şekil itibariyle sonuçlarını kontrol edebilirsiniz. Diğer yandan ise o işi tecrübe etmeniz sizin de işe hakimiyetinizi geliştireceğinden dolayı size katkısı da fazla olacaktır. En az 1 kere uyguladıktan ve değerlendirdikten sonra söz konusu işleri devretmeniz daha sağlıklıdır. Son olarak ise iş kapasite, acillik vb. kriterlerden dolayı çok önemli ve sizin birebir dahil olmanızı gerektiriyor ise astınıza o sorumluluğu yüklemeyin çünkü yanlış yaptığında altından kalkamayabilirsiniz, harcanabilir veya astınızı harcamak zorunda kalabilirsiniz. Örneğin, üst düzey iletişim gereken büyük bir siparişi astınıza delege ettiğinizde astınızın iletişiminde yapacağı tek bir hata şirketin ciddi şekilde zarar etmesine neden olabilir.

Özetlersek; iş çok önemli değil ise, o işi ilk defa yapmıyorsanız, işin prensiplerini belirleyebiliyorsanız ve astınızın o işi öğrenerek de olsa yapabileceği yönünde inancınız var ise söz konusu işi delege etmeniz gerekmektedir. Astlar yöneticilerine zaman kazandırmak için vardır.

Ahmet Nedim ERDEMİR
DD Değişim Dinamikleri Yönetim Merkezi
Genel Müdür / Kurumsal Gelişim Proje Danışmanı