Masrafları Kan Kaybetmeden Azaltmak

Yöneticiler karlarını arttırmak istediklerinde ilk hedefleri genel hesaplardır. 13 yıllık danışmanlık deneyiminde gördüğüm kadarıyla bir şirket giderlerinde akla uygun yollarla indirime gidebilir. Nasıl?

Bir bütçenin %20’si Büyük Harcamalı Projelerden %80’ i Küçük Harcamalı Projelerden oluşur. Büyük Harcamalı Projelerde elemeye ya da ertelemeye gitmeden ama, Küçük harcamalı Projelerde özenli ve sistemli davranılarak sağlanabilir. Neden Küçük Tutarlı Bütçe Taleplerinin böyle bir israf kaynağı olduğunu anlamak gereklidir. Problemin kökü, kısıtlı zamana sahip yöneticilerin en iyi hizmetlerinin büyük projelere yatırım yaparak olacağını sanmalarıdır.

Böyle projeler genellikle büyük stratejik ödemeye sahiptirler. Ana bütçenin %80’ini oluşturan Küçük Proje harcama planlaması yapan insanlar, doğru düşünme deneyiminden ve bilgiden yoksundurlar ve birtakım sebeplerden bölüm yöneticilerinden daha fazla para talep ederler. Küçük proje harcamalarını oluşturan çoğu yönetici mühendistir. İmkan bulduklarında fazla harcama, bölüm yöneticilerinin kendi bölümlerini korumaya kalkışmalarından da kaynaklanabilir. Düşük bütçe talebi bir yıl içinde bölümün küçülmesine yol açabilir. Bu yöneticiler diğer bölümün ihtiyaçları üzerine odaklanırlar.

Yöneticiler talep ettikleri ödeneğin altında harcama yaptıklarını belirlediklerinde, gereksiz harcamalarla bunu kapatmaya çalışırlar. Çentiklenmiş çamurluk, yeni alınmış bir araç için talep haline gelebilir. Küçük kalemlerin harcamaları üstünde durmayan kıdemli yöneticiler sadece kendilerini suçlamalıdır.

Bu tür harcamaları engellemek için doğru bilgi istenmeli ve şu sorular sorulmalıdır;

  • Bu yatırımı yapmak sizin göreviniz mi?
  • Gerçekten yeni olmak zorunda mı?

Bazen şirket yeni makine almak yerine 5 yıl daha eski makineyle çalışmaya devam etse harcamalar %30-40 oranında azalır. Seçeneklere makinenin onarılması ve kullanılmış cihaz alınması da eklenmelidir.

Bütçe amaçları gözden geçirilirken şu sorular da sorulmalıdır: Sol elin yaptığı yatırımlar , sağ elinkini tekrarlıyor mu? Eğer düzenli, doğru ve dürüst bilgi iletişimi yoksa şirketin çok sayıda gereksiz harcama şansı yüksek olmaktadır.

Bütçe Mesajından işaretler var mı?

Kıdemli yöneticilerin harcamalarının getirilerinin karşılayıp karşılamadıklarını görmedikleri büyük şirketlerde sık sık  rastlanır.

  • İş başarısı gözden geçirilmelidir.
  • Kapasite ölçütlerimiz ne kadar güvenilir?

Bazen fazla harcamalar şirketin yatırım yapması gerektiğini gösterir. Bu ölçütler tam olarak güvenilir olmalıdır.

Her şey söylendiğinde ve yapıldığında, dikkatli hazırlanmış bir bütçeleme bile başarısız olabiliyor. Dahası internet gibi hızlı gelişen bir pazarda harcama kararı alınırken fazla soruşturma yapılarak zaman kaybederek başarısız olunabilir.

Yöneticiler bölümlerinin ana harcamalarını, düzenli denetimle kaynak-bütçe süpervizyonuna ihtiyaç duyarlar. Üç kurala dikkat edilmelidir,

  1. İçerici olmak.
  2. Açık bir hedefinizin olması. Sadece geçen yılın bütçesindeki sorun tanımlanmalıdır. Değişimler için öneri getirilmelidir. İyi bir denetçi bütçenin %10’unu kurtarmanın yolunu bulur.
  3. Küçük yöneticiler tüm harcama kalemlerindeki tüm sistematik problemlerini keşfettiğinde asıl büyük tasarruf başlar.

Bu tür problemleri çözmenin kolay yolu, aynı zamanda özel birimler için yapılan taleplere bakılmasıdır.

Tom Capeland – HBR Makale Özeti – Eylül 2000