Bilgi Teknolojileri ve Güvenliği Artık Rekabet Avantajı Değil Zaruriyet

Türkiye olarak 1990 lı yıllarda hayatımızın her alanına girmeye başlayan, özellikle de bireysel kullanımı yaygınlaşan bilgi teknolojileri ve ürünleri, 2000 li yıllarda kurumlar için bir rekabet avantajı konumundaydı. Bilgi ve süreç yönetimlerinde MRP / ERP vb. yazılımları kullanan şirketler, kurumsallık ve süreç verimlilikleri açısından farkını ortaya koyuyordu. Ancak son yıllarda teknoloji kullanımının ciddi manada kolaylaşması ve yeni nesil insan kaynağının piyasalarda varlığını hissettirmesinin ardından, bilgi teknolojilerinin etkin kullanımı zaruri hale gelmiştir.

Şirketlerimiz kendi bütçelerine ve yapılarına uygun çözümlerden en optimum şekilde yararlanmayı misyon edinmelidirler. İdeal bir şekilde kurgulanmış bilgi ve süreç yönetimi yazılımları

  • Süreçlerin kurumsal, hızlı ve yazılı bir şekilde işlemesini,
  • Doğru, objektif ve sorgulanabilir verinin üretilmesini,
  • Entegre yapılar ile birçok çalışan tarafından birçok yere girilen verileri tek bir ortama indirgeyerek zaman ve personel tasarrufunu,
  • Verilerin arşivlenerek istatistiki çıkarımlar yapılabilecek hale gelmesini ve böylece ölçülebilirliği,
  • Şirketin zamana bağlı istatistikleri üzerinden gidişat analizlerinin ve kıyaslamalarının yapılabilmesini,
  • Performans ve prim sistemlerinin sürdürülebilir ve kalite odaklı olarak kurgulanabilmesini,
  • İş süreçleri ile ilgili disiplin / sorgulama işlemlerinin objektif bir şekilde yapılabilmesini

ve bunlara ek olarak birçok avantajı beraberinde getiriyor. Hatta Türkiye’de son dönemde yaygınlaşan İş Zekası yazılımları ile birlikte, oluşan ham verilerin analizi üzerinden istediğiniz özet raporları üreten, size yol gösteren, gerektiğinde belirlediğiniz sınırlar ile sizin yerinize karar alan; yani aslında sizin veya yöneticilerinizin bir defa bile yaptığı zaman günlerini haftalarını alan raporları veya analizleri, her saniye yapıp size sunan teknolojik çözümler mümkündür. Yeter ki işletmelerimiz teknolojiden faydalanmak hususunda istekli olsunlar ve akıllı bir şekilde yapıldığında bu yatırımların geri dönüşünün birçok yatırımdan çok daha kısa vadede olduğunun farkında olsunlar.

Öte yandan şirketler maalesef işletme odaklı bir bilgi birikimi olmayan ve zaman konusunda talep – arz dengesini tutturamamış olan yazılım şirketlerine bilgi sistemlerini emanet ederek, kendi bünyelerinde bu işi yönetecek yapılar oluşturmayarak ve bu projelerle yönetim düzeyinde birebir ilgilenmeyerek aşağıdaki muhtemel problemlere de zemin oluşturmaktalar;

  • Yetersiz analiz ve vizyon dolayısı ile çözümsüz veya çözümü pahalıya mal olacak yazılımsal altyapı eksiklikleri ve problemler,
  • Yanlış yetkilendirme ile gereksiz ve / veya sakıncalı bilgilerin ilgisiz çalışanların eline geçmesi, sonucunda suiistimal, çatışma, bilgi hırsızlığı vb. problemler,
  • Gereksiz ve işe yaramayacak verilerin işlenmesi ile zaman kaybı ve personel maliyeti,
  • Yanlış veya yetersiz bilgi hiyerarşisi sonucunda bilgiye ulaşma hızının çok yavaş olması, oryantasyon sürelerinin çok uzaması ve bilgi kayıplarının (tozlu rafların) çoğalması,
  • Yetersiz eğitim ve yönlendirme doğrultusunda kullanımın genele yayılamaması ve işlemeyen süreçler,
  • Planlama ve tecrübe eksikliğinden kaynaklı gereksiz modül kurulumları; bütçe ve zaman israfı,
  • Kısa vadeli altyapı yatırımları sonucunda sistem yavaşlamaları, çökmeleri ve kısa vadede altyapı yenileme gereksinimi; bütçe ve zaman israfı,
  • Teknoloji olarak geride kalmış, farklı yazılımlar ile entegre olamayan çözümlerin tercih edilmesi dolayısı ile kısa vadede çözümsüzlük ve yenileme ihtiyacının oluşması,
  • Bilgi sistemleri departmanının / çalışanlarının firmada vazgeçilemez (kral) hale gelmesi ve her türlü veriye hiçbir iz olmadan ulaşabilmesi,

Bu problemlerin hepsi danışmanlığını yürüttüğümüz ve bir şekilde bilgi sistemleri kurmuş veya kurmaya çalışan firmaların başından geçen örneklerdir ve çok daha fazlası ifade edilebilir. Peki neler yapmak lazım?;

  • Şirketlerde bilgi sistemlerinin yönetsel bir araç olduğu ve müteşebbisten başlayarak zaman ve zihin ayırılması gerektiği unutulmamalıdır.
  • Bilgi sistemlerinin kurgulanmaya başlamasından önce süreçlerin standartları, bilgilerin kategori – önem dereceleri ve erişim yetkileri tanımlanmalıdır. Öncelikle yazılı çalışma kültürü çalışanlara aşılanmalı ve eğitimler ile kültürel altyapı hazırlanmalıdır.
  • Süreci yönetecek, içerisinde yer alacak çalışanlar ile özel bilgi güvenliği sözleşmeleri yapılmalı, sistem üzerindeki bazı noktalara erişimleri bir şekilde kısıtlanmalı veya tüm adımları kayıt altına alınmalı, gerektiğinde anlık şekilde raporlanmalıdır.
  • Analiz süreçlerine önem verilmeli, tüm süreçler ve standartlar yazılım firmasının inisiyatifine bırakılmamalıdır.
  • Yazılım firması ve çözüm ortağı tercihinde bağımsız bir danışmandan destek alınmalı, objektif ve uzun vadeli kararlar alınmalıdır.
  • Kullanıcı (çalışan) yetkilendirmesi üzerine görev tanımı ve organizasyon yapısı üzerinden ciddi vakit ayrılmalı, özellikle kişilerin kendi performanslarını ve süreçlerini etkileyen rakamlar ile bir şekilde oynamalarına imkân vermeyecek şekilde kurgulanmalıdır.
  • Sisteme girilecek her bir veri için ne kadar zaman alır, neden ve ne işe yarayacak sorgusu yapılmalıdır.
  • Mevcut insan kaynağının kullanıcı eğitimlerine ve yeni alınacak insan kaynağının bu tarz sistemleri kullanma yatkınlığına birinci derecede önem verilmelidir.
  • Bilgi güvenliği ve sürdürülebilirlik boyutuna en az kurulan sistemler kadar önem verilmeli, risk yönetimi mantığı ile gerekli altyapı yatırımları yapılmalı ve politikalar geliştirilmelidir, çalışan kaynaklı risklerde farkındalık iletişimi sürekli sağlanmalıdır.

Açıkça ifade etmek gerekirse büyük ve ciddi bütçelere sahip bazı işletmelerimiz ve vizyoner bazı KOBİ lerimiz dışında Türkiye’de teknolojiden etkin olarak yararlanabilen şirket sayısı gerçekten azdır. Bilginin akışının inanılmaz derecede hızlandığı bu dönemde bilgiyi çalışanlar eliyle yönetmeye çalışmak kendimizi kandırmaktan başka bir şey değildir. Şirketimizi ve paydaşlarımızı ilgilendiren kamusal, kurumsal ve pazarımız ile ilgili her türlü bilgiyi edinecek ve yönetecek araçlar üzerinde yatırım yaparsak gelecekte de var olacağız, yoksa bu bilgiye sahip olan ve etkin bir şekilde yönetenlere mağlup olacağız.

Ahmet Nedim ERDEMİR

DD Değişim Dinamikleri Yönetim Merkezi
Genel Müdür / Kurumsal Gelişim Proje Danışmanı